La méthode QQOQCP est une technique de gestion largement utilisée pour analyser et résoudre un problème en posant des questions spécifiques. Dans cet article, nous allons examiner cette approche, voir comment elle peut être mise en œuvre et illustrer son application à travers des exemples concrets.
Qu’est-ce que la méthode QQOQCP ?
Le terme « QQOQCP » signifie : Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Pourquoi ? Chacune de ces questions permet d’examiner systématiquement un problème ou une situation sous différents angles. La méthode consiste donc à poser ces questions dans le but de mieux comprendre l’enjeu et d’élaborer des solutions appropriées.
Elle est particulièrement utile pour clarifier les éléments d’un problème complexe et faciliter la communication entre les membres d’une équipe. Elle peut également aider à identifier les causes profondes d’un problème et déterminer les actions nécessaires pour y remédier.
Comment utiliser la méthode QQOQCP ?
Étape 1 : Définir le problème
Pour commencer, il faut définir clairement le problème à résoudre. Une définition précise du problème permettra d’orienter plus efficacement les questions et d’éviter de s’éparpiller sur des sujets moins pertinents. Il est également essentiel de s’accorder sur la définition du problème avec toutes les parties prenantes concernées.
Étape 2 : Poser les questions
Ensuite, il faut poser les six questions QQOQCP pour explorer le problème sous différents angles. Voici un exemple de questionnement :
- Qui est concerné par ce problème ? Les clients ? Les employés ? Les partenaires ?
- Quoi se passe-t-il exactement ? Quels sont les symptômes ou les conséquences du problème ?
- Où le problème se manifeste-t-il ? Dans quel service, quelle zone géographique, sur quel matériel ?
- Quand le problème a-t-il été détecté ? Depuis combien de temps dure-t-il ? Y a-t-il des périodes où il est plus fréquent ou plus grave ?
- Comment le problème se présente-t-il concrètement ? Quels sont les facteurs qui influencent sa gravité ou sa fréquence ?
- Pourquoi le problème existe-t-il ? Quelles sont les causes probables et possibles ?
L’idée est de répondre à ces questions de manière précise et factuelle, en évitant les suppositions ou les jugements subjectifs.
Étape 3 : Synthétiser les informations
Une fois les questions posées et les réponses obtenues, il faut synthétiser les informations recueillies. Cette étape permet de dégager les éléments clés du problème et d’identifier les liens entre les différents aspects abordés. Elle sert également à mettre en évidence les informations manquantes ou les zones d’incertitude qui méritent une attention particulière.
Étape 4 : Proposer des solutions et passer à l’action
Enfin, sur la base de l’analyse effectuée, il est temps de proposer des solutions concrètes pour résoudre le problème. Il peut être utile de hiérarchiser ces solutions en fonction de critères tels que leur faisabilité, leur coût ou leur impact potentiel. Une fois les solutions choisies, il convient de déterminer les actions à mener pour les mettre en œuvre et suivre leur efficacité dans le temps.
Exemples d’application de la méthode QQOQCP
Pour illustrer l’utilisation de la méthode QQOQCP, voici deux exemples concrets :
Exemple 1 : Amélioration du service client
Dans une entreprise de commerce électronique, on constate une augmentation des plaintes de clients concernant la livraison des commandes. La méthode QQOQCP peut être utilisée pour analyser ce problème :
- Qui : clients ayant passé commande sur le site web
- Quoi : retard de livraison, produits endommagés ou perdus
- Où : principalement dans certaines régions géographiques spécifiques
- Quand : depuis six mois environ, plus fréquent pendant les périodes de fêtes
- Comment : problèmes de logistique, ruptures de stock chez les fournisseurs
- Pourquoi : croissance rapide de l’entreprise, difficultés d’adaptation des partenaires logistiques
Sur la base de cette analyse, l’entreprise peut envisager différentes solutions : renforcer la communication avec les clients, optimiser la gestion des stocks, sélectionner de nouveaux partenaires logistiques, etc.
Exemple 2 : Amélioration de la performance d’une équipe
Dans une entreprise de services, on constate que la performance d’une équipe est en baisse. La méthode QQOQCP peut être utilisée pour analyser cette situation :
- Qui : membres de l’équipe concernée, manager de l’équipe
- Quoi : délais non respectés, qualité du travail insatisfaisante
- Où : au sein de l’équipe en question
- Quand : depuis le début de l’année, après un changement de manager
- Comment : manque de motivation, mauvaise organisation du travail, turnover élevé
- Pourquoi : adaptation difficile au nouveau manager, surcharge de travail, compétences insuffisantes
Cette analyse permet de dégager plusieurs pistes d’action : renforcer la formation des membres de l’équipe, améliorer la communication entre le manager et son équipe, ajuster la charge de travail, etc.
En résumé, la méthode QQOQCP constitue un outil pratique et efficace pour aborder des problèmes complexes de manière structurée. Elle favorise la compréhension des enjeux, facilite la communication entre les parties prenantes et contribue à l’élaboration de solutions pertinentes.
